Мы принимаем к оплате:

«Подарочный сертификат» от нашего Учебного Центра – это лучший подарок для тех, кто Вам дорог! Оплате обучение и подарите Вашим родным и близким обучение по любому из курсов!!!

«Сертификат на повторное обучение» дает возможность повторно пройти обучение в нашем Учебном Центре со скидкой 1000 рублей!

А также:


Как в word сделать слияние документов


Слияние документов Microsoft Word

7Лекция №8

Слияние документов.

Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

  1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

  2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

  3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных.

  4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

  5. Предварительный просмотр и завершение слиянияПеред тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.

Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Настройка основного документа

  1. Запустите приложение Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

  1. Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно, например, создать следующие типы документов.

  • Комплект конвертов   Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

  • Комплект наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

  • Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты   Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

  • Каталог или папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Возобновление слияния

Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.

  1. При готовности возобновить слияние откройте документ.

Word запросит подтверждение на открытие документа, который запустит команду SQL.

  1. Поскольку этот документ подключен к источнику данных, нажмите кнопку Да. Появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

  2. Перейдите на вкладку Рассылки и возобновите свою работу.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Выбор файла данных

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

  1. Выполните следующие действия.

Откройте документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

  1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

  1. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

Выделение отдельных записей  Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.

Сортировка записей   Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).

Фильтрация записей  Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.

Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Столбцы файла данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые к основному документу, являются текстовыми заполнителями для этих категорий.

Строки файла данных представляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Word создает копию основного документа для каждой записи.

При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных, например фамилия или адрес.

 Примечание.    При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки (« »). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.

Что происходит при слиянии

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

Примеры работы с полями

Из файла данных в основной документ в качестве поля можно добавить любой заголовок столбца. Это дает определенную гибкость при составлении бланков писем, наклеек, сообщений электронной почты и других составных документов.

Можно комбинировать поля и разделять их с помощью знаков препинания. Например, чтобы сформировать точный адрес, необходимо в основной документ вставить следующие поля:

«Имя» «Фамилия»

«Дом и улица»

«Город», «Область», «Почтовый индекс»

Для часто встречающихся случаев, таких как блоки адреса или строки приветствия, приложение Word предоставляет сложные поля — сочетание из нескольких полей. Ниже перечислены примеры.

  • Поле «Блок адреса» комбинируется из нескольких полей, включающих имя, фамилию, дом и улицу, город и почтовый индекс.

Поле «Строка приветствия» может включать в себя одно или более полей имен, в зависимости от используемых слов приветствия.

Содержимое каждого из сложных полей можно соответствующим образом настроить. Например, для адреса можно выбрать формальное имя (г-н Андрей Альфирович младший), а в обращении использовать «Для» вместо «Уважаемый».

Установление соответствия полей слияния файлу данных

Чтобы не было сомнений, что приложение Word найдет в файле данных столбец, соответствующий каждому адресу или элементу приветствия, необходимо установить соответствие полей слияния в Word столбцам в файле данных.

Для установления соответствия полей выберите пункт Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговое окно Подбор полей.

Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.

Word подыскивает соответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, что Word автоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия. Но он не смог противопоставить друг другу другие элементы. В частности, из этого файла данных Word не нашел соответствия полю Имя.

В списке справа можно выделить столбец файла данных, соответствующий элементу слева. Теперь на иллюстрации видно, что столбец Имя соответствует полю Имя. Нет ничего страшного в том, что для полей Обращение, Уникальный идентификатор и Отчество не нашлось соответствия. Составной документ не нуждается в использовании каждого поля. Если добавить поле, для которого нет данных в файле данных, оно будет фигурировать в составном документе как пустой текстовый заполнитель — обычно это пустая строка или скрытое поле.

Ввод содержимого и добавление полей

  1. В основном документе щелкните место, где необходимо вставить поле.

  2. Пользуйтесь группой Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

  1. Добавьте любые из следующих элементов.

  • Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

    1. Выберите пункт Блок адреса.

    2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите требуемые элементы адреса и форматы отображения, а затем нажмите кнопку ОК.

    3. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    1. Выберите пункт Строка приветствия.

    2. Выберите формат строки приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем.

    3. Выберите текст строки приветствия для случаев, когда имя получателя недоступно, например, когда источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название компании.

    4. Нажмите кнопку ОК.

    5. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

  1. Сведения можно вставлять из отдельных полей, таких как фамилия, номер телефона или сумма вклада спонсоров. Чтобы быстро добавить поле из файла данных в основной документ, щелкните стрелку рядом со списком Вставка поля данных, а затем выберите имя поля.

  2. Чтобы использовать большее количество параметров при вставке отдельных полей в документ, выполните следующие действия.

  1. На вкладке Почта в группе Запись и добавление полей выберите команду Вставить поле слияния.

  2. В диалоговом окне Вставка поля данных выполните одно из следующих действий.

  • Чтобы выделить поля адреса, которые будут автоматически соответствовать полям источника данных, даже если поля источника данных имеют другие названия, выберите пункт Поля адреса.

  • Чтобы выделить поля, которые всегда используют данные напрямую из столбца файла данных, выберите пункт Поля базы данных.

  • В списке Поля щелкните необходимое поле.

  • Нажмите кнопку Вставить, а затем Закрыть.

  • Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

    • Настраиваемые поля из списка контактов приложения Outlook

    Единственный способ включить настраиваемые поля списка контактов в основной документ — это начать слияние из приложения Outlook. Предварительно нужно настроить отображение списка контактов с применением именно тех полей, которые должны быть использованы при слиянии. После этого можно начинать слияние. Как только будут установлены все необходимые параметры настройки, автоматически откроется приложение Word, и можно будет завершить слияние.

    Форматирование результатов слияния

    Чтобы отформатировать данные, содержащиеся в документе, выделите поле слияния и отформатируйте его точно так же, как форматируется любой другой текст. Выделение обязательно должно включать двойные кавычки-шевроны (« »), окружающие поле.

    Предварительный просмотр и завершение слияния

    После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.

    Для просмотра выполните одно из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки :

    • Щелкните Просмотреть результаты.

    • Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.

    • Просмотрите конкретный документ с помощью команды Найти получателя.

    Завершение слияния

    Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

    Выберите, следует ли редактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи. Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

    Сохранение основного документа

    Помните, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.

  • studfiles.net

    Как сделать слияние документов в word 2007?

    Вы только что подготовили полноценный документ, который будет направлен большой группе людей. И ты понимаешь, что отправка документа гораздо более ужасная, чем его составление. Создание различных сообщений, копирование одного и того же документа, и ввод разных адресов, съедает много времени. Хотите узнать, как обмануть и убежать от делания этой работы снова и снова? Если у вас есть Microsoft Word 2007 или более ранняя версия, установленная на вашем ПК или ноутбуке, вы находитесь на правильном пути спасения. Узнайте, как выполнить слияние и отправку документов и сообщений сразу многим людям, на одном дыхании. Далее, они даже не будут знать, кому Вы ещё отправили одно и то же сообщение. Таким образом, почта будет выглядеть более выгодно с личным именем и адресом для её чтения. В этой статье приведены простые шаги, которые помогут вам выполнить слияние и облегчить вашу монотонную задачу.

    Создание слияния документов в Word 2007

    • Откройте документ Microsoft Word и создайте свой шаблон письма для отправки. Это ваш «Основной документ».

    • Если вы хотите создать слияние в Microsoft Excel откройте электронную таблицу Excel и вставьте все данные в поля column-wise с заголовками для каждой детали. Каждая строка должна состоять из отдельной записи. Это становится источником данных. Если вы создаете письмо, вам потребуются, только два поля, имя и адрес.

    • Перейдите в основной документ, нажмите на кнопку ‘Рассылка’ на вкладке ‘Слияние’ инструментов и выберите ‘Start Mail Merge».

    • Следуйте инструкциям, указанным в окне, нажав на кнопку » Step By Step » Mail Merge Wizard’.

    • Выберите ‘Письмо’ как тип слияния из нескольких параметров, отображаемых в окне.

    • Под предложением выбрать «Начальный документ, нажмите на ссылку», текущий документ будет выбран в качестве начального или основного документа.

    • Далее, вы должны выбрать имена и адреса получателей из источника данных. Нажмите на кнопку «Выберите существующий список» и откройте Excel-файл, содержащий данные. Если требуется, измените данные и сохраните документ.

    • Теперь вы должны вставить эти поля слияния в документ. Выберите функцию «Вставить поле слияния»  и вставьте в поля имена и адреса в письмо. После завершения ввода полей, сохраните документ.

    • Сделайте предварительный просмотр документа, чтобы увидеть формат и исправить какие-либо совершённые вами ошибки.

    • Нажав на кнопку «Полное слияние», вы получите отдельные буквы, который отображаются на экране.

    • Вы можете либо напрямую брать отпечатки всех букв или сохранить их отдельно для дальнейшего использования.

    • Аналогично, вы можете создать конверты, наклейки, купоны, письма и факсы, следуя той же процедуре.

    Выполните следующие инструкции, чтобы освоить создание слияния в Word 2007. Работая в нём практически, вы сможете очистить все ваши сомнения, если таковые имеются, и сделать правильное слияние документов в Word.

    Оцените статью:

    (0 голосов, среднее: 0 из 5)

    Для того чтобы разослать адресатам документ или письмо, где присутствует неизменная часть, и при этом персонализировать каждое из них, часто офисным служащим приходится прибегать к операции размножения подобной информации и замене сменных частей документа или письма. На эту процедуру может быть затрачено много полезного рабочего времени, а часто и в ущерб другой работе. Помочь в этом деле призвана процедура слияния документов, которая позволяет максимально автоматизировать процес создания и подготовки многостраничных документов с постоянным и изменяемым содержимым в них.

    В данном видеоуроке рассмотрен пример слияния документов для писем. Пусть вас не смущает язык написания текста письма(украинский), главное понять принцип работы этой функции, и опробывать уже на своих примерах.

    Слияние документов Word на примере писем от Oksana Kutsenko на Youtube.

    Инструкция по использованию процедуры слияния документов Word на примере писем

    1. Подготовить файл с основным содержимым (это могут быть файлы в текстовом редакторе: бланк письма-обращения, уведомление с констатацией фактов и др.
    2. Подготовить файл с источником данных (это могут быть файлы в текстовом редакторе, собранным в таблицу, данные из табличного редактора, например Excel (версий 2003,2007,2010), информация из файлов баз данных, например Access ( версий 2003,2007,2010). Сохранить. Его можно создать позже, с помощью мастера слияния Создать список.
    3. Задать в этой таблице заголовки для записей, которые будут служить источником данных.
    4. Начать процедуру формирования письма или документа, выбрав для программ Microsoft Office 2007, 2010 на ленте вкладку Рассылки/Начать слияние.
    5. В выпадающем списке обратиться к Пошаговому мастеру слияния.
    6. В области задач Слияние выбрать тип документа Письма.
    7. Перейти на этап 2 мастера слияния Открытие документа.
    8. В области Выбор документа использовать Текущий документ.
    9. Перейти к шагу Выбор получателей.
    10.  С помощью ссылки Обзор выбрать зараннее подготовленный файл с данными из п.2
    11.  Перейти к следующему шагу мастера слияния Создание письма.
    12. Воспользовавшись ссылкой Другие элементы подставить в тело письма изменяемые компоненты полей слияния, сформированые в файле п.2. и продолжить работу по выделению и подстановке.
    13. Перейти к шагу Просмотр писем. Выполнить правильность заполнения данных. В случае неудовлетворительного результата вернуться с помощью мастера слияния на шаги назад и исправить существующее несоответствие.
    14.  Перейти к последнему шагу Завершение слияния и выбрать либо возможность печати, либо просмотра итогового результата Изменить отдельные письма/Все.
    15. Проверить работу мастера слияния на последующих листах со сформированными письмами.
    16.  Выбрать процедуру печати или сохранения.

    Чтобы быть в курсе новых уроков этого блога

    Подпишись и следи за новинками сайта

    • Как вставить апостроф в украинском тексте. Сочетание клавиш
    • Как вставить формулу в текстовый документ MS Word 2013
    • Печать брошюр. Как напечатать документ книжкой
    • Слияние документов в Word (теория)
    • Сдвиг таблицы для вставки заголовка в Word
    • Cпособы выделения фрагментов текста в Word
    • Как изменить внешний вид документа по образцу.Форматирование в Word
    • Как заменить кавычки в Word
    • Автотекст для ускорения работы в Word
    • Как удалить навязчивую страницу в браузере Opera

    coded by nessus

    Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

    Процедура слияния состоит из нескольких этапов.

    1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

    Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

    • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
    • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

    В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба «Экселент»

    2 этап. Подготовка шаблона документа Word

    На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

    Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

    Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

    Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

    Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

    3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

    Открываем файл письма в MS Word.

    Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

    В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис — Письма и рассылки — Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

    Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.

    Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

    1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма
    2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ
    3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике
    После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков 🙂

    В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению «да» (значение «да» появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне

    4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…
    Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния. 

    Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылкуДругие элементы…, выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты

    Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поляПол. Для этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF…THEN…ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние

    В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры

    После нажатия ОК, получим результат

     

    5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3. Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768, а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!

    Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей. 

    Получим следующее { MERGEFIELD «M__клубной_карты» } Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:

    { MERGEFIELD «M__клубной_карты»  #  «000000»  }. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.

    Аналогично поступаем с датой { MERGEFIELD «дата_окончания_действия_карты»  @  «DD.MM.YYYY»  }

    И получаем окончательный вариант

    Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft

    6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать

    Вы здесь:

    Главная

    >

    Практические задания по WORD

    > Практическая работа №3. Использование слияния в среде текстового процессора MS WORD 2010-2013

    Данная работа относится к блоку практических заданий по информационным  технологиям обработки текстовой информации (среда- текстовый процессор MS Word)  и рекомендуется для выполнения  студентам, как  дневной, так и заочной формы обучения.

    Перед выполнением задания ознакомьтесь с краткой теорией вопроса.

    Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации  и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

    1. Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.
    2. Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.
    3. Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или  пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

    Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров документов, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом же документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть  основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

    Текстовый процессор  MS WORD имеет ряд вкладок, среди которых и вкладка   Рассылки, где сосредоточены все операции по слиянию.

    Введём некоторые определения, используемые в практическом задании.

    Основной документ — документ, содержащий постоянные  данные, например: обратный адрес или текст письма и поля слияния.

    Источник данных — файл, содержащий уникальные сведения, предназначенные для  вставки в поля слияния основного документа. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии.

    Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить уникальные данные из источника данных.

    Составной документ — документ, полученный в результате слияния основного документа с данными из источника данных.

    Процесс слияния можно разделить на ряд укрупнённых этапов:

    • создание Основного документа и Источника данных,
    • подключение к Основному документу Источника данных,
    • размещение в Основном документе полей слияния,
    • выполнение слияния  и сохранение полученного Составного документа или же вывод на печать результатов слияния.

    Задание: Следуйте ниже приведённым инструкциям для освоения процесса слияния двух документов. После выполнения задания ответьте на Контрольные вопросы по практическому заданию №3.

    1. Создайте на Рабочем столе папку СлияниеФамилия_студента.
    2. Создайте основной документ в текстовом процессоре MS Word. Примерная форма основного документа представлена ниже.
    ПОДАРОЧНЫЙ СЕРТИФИКАТ №
    Этот сертификат даёт   право на
    Имя, фамилия получателя
    Дата выдачи
    Действителен до 31.12.2012
    Не подлежит обмену на   деньги

    3. Сохраните документ в папке СлияниеФамилия_студента под именем Сертификат4. Создайте источник данных. Источник данных можно создавать в среде MS Word, MS Excel или MS Access, MS Outlook и т. д.. В нашем случае,  это будет файл MS Excel со списками сотрудников компании.

    5. Откройте табличный процессор  MS Excel, создайте таблицу следующего вида:

    Фамилия

    Имя

    Дата рождения

    Подарок

    Афанасьева Людмила

    02.11.1970

    Фотоаппарат
    Белова Ольга

    20.12.1968

    Швейная машинка
    Гребёнкина Нина

    11.01.1980

    Телевизор
    Иванов Александр

    15.08.1982

    Музыкальный центр
    Перов Владимир

    05.06.1976

    Компьютер
    Сидоров Никита

    18.09.1974

    Домашний кинотеатр
    Тимофеев Иван

    22.02.1969

    Телефон

    6. Сохраните таблицу  в папке СлияниеФамилия_студента под именем Владельцы.

    7. Перейдите в документ Сертификат (основной документ).

    • Подключите источник данных к основному документу. Для этого в файле Сертификат перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.
    • В окне Выбор источника  данных найдите файл источника данных (Владельцы). Далее дважды щелкните по значку файла источника данных (Владельцы) или выделите его и  нажмите кнопку Открыть.
    • В появившемся окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. Этим шагом заканчивается процесс подключения источника данных к основному документу. Обратите внимание, что после подключения, стали  доступны элементы вкладки Рассылки.
    • Вставьте поля слияния  в основной документ. Для этого: установите курсор в место основного документа, куда требуется вставить поле слияния, щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите из списка вставляемое поле.
    • Таким же образом вставьте в  основной документ все необходимые поля слияния.
    • Кроме полей слияния можно  вставить в документ другие поля Word. Так, с помощью кнопки Правила можно вставить поле MERGEREC, в котором будет отображаться  номер текущей записи данных. В нашем примере в поле MERGEREC, размещённом после фразы «Подарочный сертификат №» будет автоматически генерироваться номер сертификата.
    • Основной документ готов к слиянию. Для удобства просмотра документа можно затенить поля слияния (кнопка Выделить поля слияния). Вместо наименований полей можно отобразить их значения (кнопка Просмотр результатов). Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр результата  объединения документов.
    • Выполните затенение полей и предварительный просмотр составного документа.
    • Отмените выделение полей слияния.
    • Выполните слияние в новый документ. Для этого: нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы
    • В окне Составные новые      документы выберите записи источника данных, которые следует      использовать для слияния. Выбираем Все.
    • Результатом слияния будет новый      документ, который содержит текст основного документа со вставленными      значениями полей из источника данных. Текст основного документа      повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый      фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.
    • Полученный документ можно  напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
    • Сохраните составной документ в  папке СлияниеФамилия_студента под именем Пакет.
    • Подготовьте ответы на Контрольные вопросы к практической работе №3
    • Ответы разместите в файле Пакет.
    • Закройте текстовый процессор MS WORD.
    • Сохраните папку СлияниеФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word
    • Удалите папку СлияниеФамилия_студента с Рабочего стола.

    Если не требуется сохранять составной документ, а только сформировать и , слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

    • нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов,
    • в окне Составные печатные документы выберите записи источника данных,  которые следует использовать для слияния,
    • в окне Печать  установите требуемые параметры печати.

    Приглашайте друзей на мой сайт

    word-office.ru

    Слияние документов Word на примере писем

    Для того чтобы разослать адресатам документ или письмо, где присутствует неизменная часть, и при этом персонализировать каждое из них, часто офисным служащим приходится прибегать к операции размножения подобной информации и замене сменных частей документа или письма. На эту процедуру может быть затрачено много полезного рабочего времени, а часто и в ущерб другой работе. Помочь в этом деле призвана процедура слияния документов, которая позволяет максимально автоматизировать процес создания и подготовки многостраничных документов с постоянным и изменяемым содержимым в них. В данном видеоуроке рассмотрен пример слияния документов для писем. Пусть вас не смущает язык написания текста письма(украинский), главное понять принцип работы этой функции, и опробывать уже на своих примерах.

    Слияние документов Word на примере писем от Oksana Kutsenko на Youtube.

    Инструкция по использованию процедуры слияния документов Word на примере писем

    1. Подготовить файл с основным содержимым (это могут быть файлы в текстовом редакторе: бланк письма-обращения, уведомление с констатацией фактов и др.
    2. Подготовить файл с источником данных (это могут быть файлы в текстовом редакторе, собранным в таблицу, данные из табличного редактора, например Excel (версий 2003,2007,2010), информация из файлов баз данных, например Access ( версий 2003,2007,2010). Сохранить. Его можно создать позже, с помощью мастера слияния Создать список.
    3. Задать в этой таблице заголовки для записей, которые будут служить источником данных.
    4. Начать процедуру формирования письма или документа, выбрав для программ Microsoft Office 2007, 2010 на ленте вкладку Рассылки/Начать слияние.
    5. В выпадающем списке обратиться к Пошаговому мастеру слияния.
    6. В области задач Слияние выбрать тип документа Письма.
    7. Перейти на этап 2 мастера слияния Открытие документа.
    8. В области Выбор документа использовать Текущий документ.
    9. Перейти к шагу Выбор получателей.
    10.  С помощью ссылки Обзор выбрать зараннее подготовленный файл с данными из п.2
    11.  Перейти к следующему шагу мастера слияния Создание письма.
    12. Воспользовавшись ссылкой Другие элементы подставить в тело письма изменяемые компоненты полей слияния, сформированые в файле п.2. и продолжить работу по выделению и подстановке.
    13. Перейти к шагу Просмотр писем. Выполнить правильность заполнения данных. В случае неудовлетворительного результата вернуться с помощью мастера слияния на шаги назад и исправить существующее несоответствие.
    14.  Перейти к последнему шагу Завершение слияния и выбрать либо возможность печати, либо просмотра итогового результата Изменить отдельные письма/Все.
    15. Проверить работу мастера слияния на последующих листах со сформированными письмами.
    16.  Выбрать процедуру печати или сохранения.

    Чтобы быть в курсе новых уроков этого блога

    Подпишись и следи за новинками сайта

    coded by nessus

    ccinet.info

    Как cделать cлияние документов в Word 2007.

    Вы только что подготовили полноценный документ, который будет направлен большой группе людей. И ты понимаешь, что отправка документа гораздо более ужасная, чем его составление. Создание различных сообщений, копирование одного и того же документа, и ввод разных адресов, съедает много времени. Хотите узнать, как обмануть и убежать от делания этой работы снова и снова? Если у вас есть Microsoft Word 2007 или более ранняя версия, установленная на вашем ПК или ноутбуке, вы находитесь на правильном пути спасения. Узнайте, как выполнить слияние и отправку документов и сообщений сразу многим людям, на одном дыхании. Далее, они даже не будут знать, кому Вы ещё отправили одно и то же сообщение. Таким образом, почта будет выглядеть более выгодно с личным именем и адресом для её чтения. В этой статье приведены простые шаги, которые помогут вам выполнить слияние и облегчить вашу монотонную задачу.

    Создание слияния документов в Word 2007

    • Откройте документ Microsoft Word и создайте свой шаблон письма для отправки. Это ваш «Основной документ».

    • Если вы хотите создать слияние в Microsoft Excel откройте электронную таблицу Excel и вставьте все данные в поля column-wise с заголовками для каждой детали. Каждая строка должна состоять из отдельной записи. Это становится источником данных. Если вы создаете письмо, вам потребуются, только два поля, имя и адрес.

    • Перейдите в основной документ, нажмите на кнопку ‘Рассылка’ на вкладке ‘Слияние’ инструментов и выберите ‘Start Mail Merge».

    • Следуйте инструкциям, указанным в окне, нажав на кнопку » Step By Step » Mail Merge Wizard’.

    • Выберите ‘Письмо’ как тип слияния из нескольких параметров, отображаемых в окне.

    • Под предложением выбрать «Начальный документ, нажмите на ссылку», текущий документ будет выбран в качестве начального или основного документа.

    • Далее, вы должны выбрать имена и адреса получателей из источника данных. Нажмите на кнопку «Выберите существующий список» и откройте Excel-файл, содержащий данные. Если требуется, измените данные и сохраните документ.

    • Теперь вы должны вставить эти поля слияния в документ. Выберите функцию «Вставить поле слияния»  и вставьте в поля имена и адреса в письмо. После завершения ввода полей, сохраните документ.

    • Сделайте предварительный просмотр документа, чтобы увидеть формат и исправить какие-либо совершённые вами ошибки.

    • Нажав на кнопку «Полное слияние», вы получите отдельные буквы, который отображаются на экране.

    • Вы можете либо напрямую брать отпечатки всех букв или сохранить их отдельно для дальнейшего использования.

    • Аналогично, вы можете создать конверты, наклейки, купоны, письма и факсы, следуя той же процедуре.

    Выполните следующие инструкции, чтобы освоить создание слияния в Word 2007. Работая в нём практически, вы сможете очистить все ваши сомнения, если таковые имеются, и сделать правильное слияние документов в Word.

    kompkimi.ru


    Смотрите также



    Компьютерные курсы по направлениям:

    Для начинающих


    A

    Компьютер для начинающих: Word, Excel, Access и другие программы!

    Графические пакеты


    B

    Популярные пакеты Adobe Photoshop, CorelDraw, ArchiCAD, AutoCAD и другие!

    WEB + анимация


    C

    Курсы по созданию сайтов, WEB-дизайну и крутой анимации в Adobe Flash!

    Бухгалтерия + делопроизводство

    Сетевые технологии


    E

    Курсы сборки ПК, системных администраторов и защиты информации!